トリガー
トリガーは、ワークフローの新たな実行を開始するタイミングを定義します。一般的なトリガーの種類
- ファイルイベント — ファイルのアップロード、移動、コピー、ダウンロード、削除が行われたタイミング。また、プレビュー、ロック、ロック解除、電子すかしの削除、コラボレータの追加、分類の適用、あるいはメタデータを含むファイルに関する操作が行われたタイミング。
- フォルダイベント — フォルダが作成、移動、コピー、ダウンロード、または削除されたタイミング。また、コラボレータが追加されたタイミング。
- タスク — 一般的なタスクまたは承認タスクが完了したタイミング (承認結果が承認または拒否の場合を含む)。
- ファイルリクエスト — 誰かがファイルリクエストフォームに記入し、指定されたBoxフォルダにコンテンツを送信したタイミング。
- Box Sign — 完了、拒否、期限切れ、キャンセルといったSignイベントが発生したタイミング。
- メタデータ — 特定のメタデータテンプレートが特定のファイルまたはフォルダに適用されたタイミング。
- 手動で開始 — ユーザーがBoxウェブアプリ内のファイルまたはフォルダからフローを開始したタイミング。
- フォーム送信 — ご利用のプラン (例: Enterprise Advanced以上) でこの機能が有効になっている場合、指定のBoxフォームが送信されるとワークフローが開始されます。
- HTTPSリクエスト — Box Automateによってワークフローに割り当てられた一意のURLにHTTPリクエストを送信すると、外部システムが実行を開始します。
結果
結果は、トリガーが発生した後に実行されるステップです (ビルダーでは結果と呼ばれます)。複数の結果を連結したり、変数を使用してステップ間でデータを渡したりすることができます。 主な結果の機能- ファイルの結果 — 移動、コピー、名前変更、削除、ロック、ロック解除、電子すかしの追加または削除、コラボレータの追加または削除、分類の適用、関連ファイルの操作。
- フォルダの結果 — 作成、移動、コピー、名前変更、削除、復元、コラボレータの追加または削除、分類の適用、関連ファイルの操作。
- コラボレーション — ファイルまたはフォルダにコラボレータを動的に追加または削除します。
- タスク割り当て — 承認タスクや一般タスクを、指示と期日を指定してユーザーまたはグループに割り当てます。
- 通知 — 受信者にメールを送信します。件名や本文には変数 (例えば、ワークフローを開始したユーザーなど) を使用できます。
- AIと高度な機能 — メタデータの抽出、要約、Q&AにはBox AIを活用できます。また、ドキュメント生成 (DocGen) や署名リクエスト (Box Sign) などのオプションも利用可能です。結果の検証が必要な場合は、AIステップの後に承認やレビューのステップを設けることをお勧めします。
- メタデータ — ファイルやフォルダに対して、メタデータの適用、更新、抽出を行います (AIによるものを含む)。エージェントは予測不能な出力を返す可能性があるため、次の重要なステップに進む前の段階に、必要に応じて人間によるレビューを追加してください。
ロジック
ワークフローのロジックが、ステップ間の分岐とデータフローを制御します。- 分岐 — 条件に基づいてワークフローをルーティングします。例えば、承認タスクが拒否された場合は、承認された場合とは別のフォルダにコンテンツを移動します。
- ループ
- 繰り返し — ユーザーのリスト、ファイルのリスト、またはフォルダ内の全ファイルのリストを反復処理します。
- ループバック (戻る) — 構成可能な最大ループ回数まで、フローを前のステップに戻します。
- 変数 — 後の結果で、前のステップの情報を再利用します。例えば、名前変更のステップでは、前のAIステップで生成されたメタデータ値を使用したり、ファイルをアップロードしたユーザーの名前を使用したりできます。
- 結合 — 並列分岐の後、パスを再び1つに結合してから、最終的な結果を出力します。